כלל 7 (7±2) נוסח ב-1956 על ידי הפסיכולוג ג'ורג' מילר אחרי מחקרים על זיכרון העבודה. הוא הראה שהמוח האנושי יכול להחזיק כ-7 פריטים בו זמנית. מעבר לזה הוא מתחיל לעשות ׳chunking׳ - לקבץ פריטים. בדשבורד עסקי הקיבוץ הזה הוא בעיה - בעל העסק רואה את ה-20 מדדים, מקבץ אותם ל-3 קטגוריות, ובסוף זוכר רק את הקטגוריה הכי דרמטית. שאר ה-17 הופכים לרעש. דשבורד עם 5-7 מדדים מאלץ אותך לבחור את הקריטי. הבחירה הזו היא הערך.

החלק הקבוע - 5 ה-KPI האוניברסליים מהשיעור הקודם. הם מתאימים לכל עסק. החלק המשתנה - 2-3 מדדים שמשקפים את הפעילות הספציפית שלך. דוגמאות לפי ענף: קליניקה - מספר תורים שבועי + שיעור No-show. חנות - יחס ביקור-לרכישה + ערך עסקה ממוצע. בית מלאכה - ימי אספקה ממוצעים + שיעור עבודה חוזרת. עסק B2B - ימי AR + מספר MQL חדשים. הכלל לבחירה - המדד המשתנה חייב לענות על שאלה שאתה מקבל החלטות לפיה בפועל, לא תיאורטית.

חברת ניהול שרתים, 6 עובדים, מחזור 380 אלף בחודש. בנינו דשבורד עם 19 מדדים. אחרי 4 שבועות הבעלים הודה שהוא לא פותח אותו. צמצמנו ל-7: 5 אוניברסליים + 'ימי AR ממוצעים' (כי הם סובלים מאיחור בתשלום) + 'שעות חיוב לעובד' (כי השכר תלוי בשעות). תוך 3 שבועות הדשבורד נפתח 4-5 פעמים בשבוע. ההחלטה הראשונה שהתקבלה לפיו - לעצור גיוס לקוח חדש כי ימי ה-AR הגיעו ל-67 (היעד 30). תיקון - הקדמת שיחות גבייה, ימי AR ירדו ל-38 תוך 6 שבועות, הוסר עומס תזרימי.

טעות 1 - להוסיף 'מדדי FOMO' - מדדים שמודדים כי מתחרים מודדים. עוקבי אינסטגרם, צפיות בסרטון, לייקים. אם זה לא משפיע על החלטה שלך, זה לא KPI. טעות 2 - להוסיף מדדים שדומים לאוניברסליים. אם יש לך כבר 'מחזור', אין צורך ב-'הכנסות מלקוח חדש' כמדד נפרד. בחר משהו שונה. טעות 3 - להוסיף יותר מ-3 ספציפיים כי 'הכל חשוב'. אם הכל חשוב, שום דבר לא חשוב. תבחר את 2-3 שהכי משפיעים על החלטות שבועיות בפועל.