ברבעון בעסק יכולים להשתנות 4 דברים שמשפיעים על דשבורד. שינוי 1 - מטרות. עסק שעבר ברבעון הקודם פוקוס מצמיחה לרווחיות צריך להחליף מדדים. שינוי 2 - ספים. מה שהיה אזעקה לפני 6 חודשים יכול להיות סף יומי היום. שינוי 3 - עומק. מדדים שהתחילו כללי ('הכנסות') יכולים להתפצל לרבדים ('הכנסות מלקוח חדש' מול 'הכנסות מלקוח חוזר'). שינוי 4 - אנשים. בעלי מדדים שעזבו, התקדמו, או שינו תפקיד. כל 4 השינויים האלה דורשים עדכון של הדשבורד. בלי הרבעון, הדשבורד הופך לתצלום של עסק שכבר לא קיים.

שאלה 1 - האם כל מדד עדיין רלוונטי? אם בענף השתנה משהו (למשל - לקוח גדול עזב, או נכנסת לערוץ הפצה חדש), אולי מדד שהיה קריטי כבר לא כזה. שאלה 2 - האם חסר מדד? אם אתה משקיע 30 דקות בשבוע לחפש נתון שאין בדשבורד - זה סימן שצריך להוסיף. שאלה 3 - האם הספים עדיין נכונים? בדוק את ה-3 חודשים האחרונים - אם מדד היה ירוק כל הזמן, סף הירוק קל מדי. אם היה אדום כל הזמן, סף האדום קשה מדי. שאלה 4 - האם הבעלים הנכונים? אם בעלים של מדד עזב את העסק או החליף תפקיד - יש להחליף. שאלה 5 - האם הפרוטוקול עובד? אם מדד היה אדום ולא הופעלה פעולה, יש בעיה במוטמעות או בתוכן הפרוטוקול.

חברה עם 18 עובדים, מחזור 4.8 מיליון בשנה. אחרי 9 חודשים של דשבורד יציב, ביצענו בקרה רבעונית. שאלה 1 - 2 מדדים כבר לא רלוונטיים (לידים מאינסטגרם - הם הפסיקו להשקיע שם, מספר downloads של מסמכים - לא משקף ערך). שאלה 2 - חסר 'Monthly Recurring Revenue' (MRR) - הם עברו ממוצרים חד-פעמיים למנוי. שאלה 3 - סף יחס המרה שהיה 20% לפני שנה צריך לעלות ל-32% עכשיו אחרי שהמוצר הבשיל. שאלה 4 - בעלים של 'NPS' עזב. שאלה 5 - הפרוטוקול עובד טוב. החלטה - להחליף 2 מדדים (אינסטגרם, downloads), להוסיף MRR ו-Churn Rate, לעדכן ספים, להעביר NPS למנהל שירות חדש. הדשבורד החדש שיקף את העסק של עכשיו, לא של לפני שנה.

טעות 1 - לדחות. 'נעשה את זה כשיהיה זמן' = אף פעם. הבקרה היא 60 דקות, ביומן קבוע 3-4 פעמים בשנה. טעות 2 - להוסיף בלי להוריד. דשבורד עם 9-10 מדדים מאבד את הכוח. אם מוסיפים MRR, חייבים להוריד משהו אחר. טעות 3 - להחליף יותר מדי. שינוי 4-5 מתוך 7 מדדים ברבעון אחד = דשבורד אחר לגמרי. עדיף 1-2 שינויים לרבעון, להבטיח שאפשר להשוות לאחור.