שלב 1 (2 דקות) - פתיחה. אמירת המטרה - 'אנחנו מקדישים 30 דקות לראות איפה אנחנו עומדים השבוע ולתאם פעולות'. שלב 2 (15 דקות) - סבב מדדים. כל בעלים מציג את המדד שלו ב-2 דקות - המספר הנוכחי, ההשוואה לשבוע שעבר, וסיבה לשינוי משמעותי. שלב 3 (5 דקות) - חריגות. לכל מדד שחצה סף אדום, הבעלים מציג פעולה מוצעת. שלב 4 (3 דקות) - תיאומים בין-תפקידים. אם מדד אחד תלוי באחר (מספר לידים תלוי בפעילות שיווק), זה המקום לתאם. שלב 5 (3 דקות) - Action Items. כתיבת רשימה של 3-5 משימות לשבוע הקרוב עם בעלים ותאריך יעד. שלב 6 (2 דקות) - סיום. סיכום של 2 משפטים, ויצוא מסודר.

יום שני ב-9:00 הוא העיתוי האידיאלי בגלל 3 סיבות. סיבה 1 - הנתונים של השבוע שעבר סגורים. ראשון בערב הוא הסוף הפיננסי-תפעולי של השבוע, ביום שני בבוקר יש לך תמונה שלמה. סיבה 2 - השבוע עוד לא נכנס לבערה. אם תקיים את הפגישה ביום שני ב-15:00, חצי מהיום כבר עבר עם בעיות שוטפות. ב-9:00 הראש פנוי. סיבה 3 - הפגישה מגדירה את הקצב לכל השבוע. Action Items שיוצאים ביום שני בבוקר מתבצעים, Action Items שיוצאים ביום חמישי בערב לא. החריגה היחידה - אם יום שני הוא חופש בלוח השנה, מעבירים לראשון לפני.

חברה עם 4 יועצים ומנהלת חשבונות, מחזור 380 אלף בחודש. לפני שהוטמעה הפגישה השבועית, היו עושים 'פגישת סטטוס' של שעה וחצי כל יום ראשון בערב - לא יעיל, מתפזר, ולא נסגר עם Action Items. החלפנו ל-30 דקות ביום שני ב-9:00 עם 6 השלבים. תוך 4 שבועות - הפגישה הסתיימה ב-Action Items של 4-5 פריטים מוגדרים, ובסוף השבוע 80% מהם בוצעו. לפני - 40%. שיעור הירידה בפגישות-החירום הספונטניות באמצע השבוע - 65%. הצוות אומר שהוא 'מרגיש בשליטה' לראשונה.

טעות 1 - להקריב את הפגישה כשעמוסים. 'השבוע ביטלנו כי כולם בעבודה' - זו בדיוק הסיבה שהפגישה צריכה להתקיים. ביטול אחד הופך לסטנדרט תוך חודש. הפגישה לא מתבטלת, היא מוקצרת ל-15 דקות במקרי קיצון. טעות 2 - להפוך את הפגישה לדיון. 30 דקות לא מספיק לדיונים. אם עולה נושא שדורש דיון, הוא נכנס ל-Action Items ('להקצות 30 דקות נפרדות עם X'). טעות 3 - להציג מדדים בלי השוואה. 'הכנסות 240,000' - בלי ההשוואה ל-280,000 בשבוע שעבר, אין סיפור. דרישה - כל הצגה כוללת השוואה.