השאלות מחולקות ל-3 קבוצות. ידע תפעולי - 1) מה 3 הפעולות שאתה עושה כל שבוע שאף אחד אחר בעסק לא יודע איך לעשות? 2) איזה מערכת/כלי אתה משתמש שלא תועד? 3) מה הטריקים שלמדת עם השנים שחוסכים זמן? 4) על איזה תהליך אתה הוותיק הכי בעסק? יחסים חיצוניים - 5) עם אילו ספקים יש לך יחס אישי שצריך להעביר? 6) עם אילו לקוחות יש לך הקשר העמוק ביותר? 7) האם יש מישהו חיצוני שמתקשר רק אליך? 8) מי איש הקשר שלך בעולם הענפי? לקחים ותובנות - 9) מה הטעות הכי גדולה שעשית בעסק וממה למדת? 10) איזה לקוח לימד אותך הכי הרבה? 11) מה היית עושה אחרת אם היית מתחיל מחדש בעסק? 12) מה אתה ממליץ למחליף שלך שיעשה ב-30 ימים הראשונים?

אחרי ראיון היציאה (או במקביל), העובד היוצא ממלא Handoff Doc. זה לא מסמך ארוך - 1-2 עמודים. 5 סעיפים - 1) רשימת תהליכים שאתה אחראי עליהם והסטטוס (פעיל/בעיה/לא טופל). 2) רשימת פרויקטים פתוחים והדדליין שלהם. 3) אנשי קשר חיצוניים עם פרטים ומה כל אחד יודע. 4) מערכות שאתה משתמש בהן ואיך להתחבר (סיסמאות ב-Bitwarden). 5) 3 הדברים הכי דחופים שהמחליף שלי צריך לדעת בשבוע הראשון. ה-handoff doc מצטרף ל-Wiki כדף 'מעבר תפקיד - שם עובד - תאריך'. הוא לא דורש שהמחליף יודע, אלא שמישהו יוכל ללמוד מה היה. אחרי שנה - הוא ארכיון. אבל בחודשים הראשונים אחרי עזיבה - שווה זהב.

חברה עם 11 עובדים שמנהל ביניים התפטר אחרי 6 שנים. במקום לעשות רק 'ראיון יציאה' רגיל, ביצעו תהליך מובנה. ראיון של 45 דקות עם 12 השאלות - חילצו 18 פריטי ידע סמוי. בולטים - 4 לקוחות גדולים שמתקשרים רק אליו, 3 נושאי ביטוח מורכבים שרק הוא מבין, 2 ספקי הערכת רכוש שיש לו יחסים מיוחדים. Handoff doc - 2 עמודים עם 22 פרויקטים פעילים, 14 לקוחות באחריות ישירה, 6 מערכות שמשתמש. תוצאה - מחליף נמצא תוך חודש (יום מעבר אחד עם העובד היוצא), ותוך 60 יום מילא 80% מהתפקיד. בלי התהליך הזה, ההערכה - 6 חודשים לפחות עם איבוד של 2-3 לקוחות גדולים.

טעות 1 - לעשות ראיון רק עם עובדים שעוזבים בטוב. אם עובד פוטר או עוזב כועס, הראיון נדמה מסורבל. בפועל - הוא עדיין חייב לפי חוזה לחילוץ ידע. השאלה היא רק טון - לא חוקרים אותו, אלא מבקשים שיתוף מקצועי. גם 60-70% איכות ראיון עדיף על 0. טעות 2 - לחכות לימים האחרונים. ראיון יציאה ביום שישי האחרון של עובד = ראיון לא איכותי. צריך שבועיים לפני - העובד עוד שייך לעסק, מוטיבציה לעזור, וזמן להעלות פרטים אחרי הראיון. טעות 3 - לא לתעד את הראיון. הקלטת זום/Loom של 45 דקות עם הרשאה. אם העובד מסרב להקלטה - רושמים בכתב מהיר. תיעוד הוא ההבדל בין ידע שנקלט לידע שנשכח.