SOP (Standard Operating Procedure) הוא נוהל כתוב או מצולם לכל פעולה שחוזרת על עצמה יותר מפעמיים בחודש. גיוס לקוח חדש, ענייה למייל סטנדרטי, הכנת הצעת מחיר, אונבורדינג עובד חדש - הכל מתועד. הנוהל יכול להיות דף Word, סרטון 5 דקות, או checklist - העיקר שיהיה ושכל אחד בצוות יוכל לבצע. הרווח: לא תלוי באנשים, איכות עקבית, אונבורדינג מהיר.

אצילה היא הגדרה ברורה: מי מחליט מה, באילו סכומים, ובאילו תחומים. דוגמה: עובד יכול לאשר הוצאה עד 500 ש'ח בלי שאלה. מנהל - עד 2,000 ש'ח. בעלים - מעל 2,000 ש'ח. הגבולות האלה משחררים את הבעלים מהחלטות קטנות. מעבר לכסף, אצילה כוללת החלטות: 'עובד יכול להחליף מוצר ללקוח עד ערך X', 'מנהל יכול להעניק הנחה עד Y%'. הגבולות מבהירים, החופש מאפשר.

לקוח של Plan B, בעל סוכנות שיווק עם 8 עובדים, החליט לכתוב נוהל אחד ביום. תוך חודש - 30 נהלים. תוך שנה - 200. תוך 18 חודשים, הוא יצא לחודש חופשה ראשון בחיים שלו - והעסק לא רק שלא נפל אלא צמח 8% בלעדיו. הסיבה: כל אחד בצוות ידע מה לעשות בלי לשאול. הנהלים החליפו אותו בהחלטות היומיות.

מלכודת מערכות: 'אכתוב את הנהלים כשאהיה פנוי'. אף פעם לא תהיה פנוי - לכן זה לא יקרה. הפתרון: נוהל אחד ביום, 10 דקות, גם אם לא מושלם. מלכודת אצילה: 'אני אעדיף לעשות בעצמי כדי שיהיה נכון'. ההפך - אצילה לא מושלמת היא טובה ב-200% מבעלים שחנוק. הפתרון: גבולות ברורים מראש, וקבלת אחוז שגיאה.