הגדרת חוק: הוצאה מוכרת היא הוצאה ששימשה את העסק לייצור הכנסה. 3 תנאים מצטברים: 1) קשורה לעסק (לא פרטית). 2) מתועדת בחשבונית מקורית. 3) סבירה ביחס לעסק. דוגמה לקבוע ברור: סטודנט שיש לו עסק קטנטן ב-5,000 ₪ הכנסה ומדווח רכב פרשי במלואו - לא סביר. דוגמה לאזור אפור: בעל עסק שגר ועובד מאותו דירה - אחוז שטח עסקי מותר. כלל הברזל: אם אינך בטוח אם הוצאה מוכרת - תיעד אותה. רואה החשבון יחליט בסוף שנה. עדיף לתעד יותר מדי מאשר פחות מדי.

ציוד: מחשב, מסך, מקלדת, ריהוט משרדי. תוכנה ושירותי ענן: Office 365, Adobe, Zoom, אחסון Drive. תקשורת: טלפון נייד (אם בשימוש עסקי), אינטרנט (חלק עסקי), קו עסקי. רכב: דלק, ביטוח, רישוי, טסט, תיקונים - לפי שיעור שימוש עסקי. משרד ביתי: חשמל, מים, ארנונה, ועד בית - לפי אחוז שטח עסקי. שיווק: Facebook Ads, Google Ads, אתר אינטרנט, מעצב לוגו. השתלמויות: קורסים מקצועיים, ספרים, כנסים, מנוי לאמזון פרים אם רלוונטי. שירותי מקצוע: רואה חשבון, עורך דין, יועץ. ביטוחים עסקיים: אחריות מקצועית, ביטוח ציוד. כיבודים ופגישות: קפה עם לקוח, ארוחה עסקית (תקרות). בנקאות: עמלות חשבון עסקי, ריבית הלוואה לעסק.

שירה, מעצבת UX. שנה ראשונה, חשבה שהיא מתעדת הכל. הגיעה לסוף השנה עם 12,000 ₪ הוצאות מוכרות מתועדות. רואה חשבון מצא ב-30 דקות עוד 28,000 ₪: Adobe Creative Cloud 280 × 12 = 3,360. Notion 96 × 12 = 1,152. אינטרנט בית 100 × 50% עסקי × 12 = 600. נייד 200 × 70% × 12 = 1,680. דלק לפגישות 7,200 × 33% עסקי = 2,376. השתלמויות (3 קורסים) = 4,500. ספרים מקצועיים = 600. רואה חשבון 5,000. ועוד פריטים קטנים. חיסכון מס: 28,000 × 35% (מדרגתה) = 9,800 ₪. תובנה: שעה אחת חודשית של ארגון תיק הוצאות = הפרשים של עשרות אלפים בשנה.

לא מוכר: ביגוד אישי (גם אם חליפה לפגישות), הוצאות בילוי פרטי, מתנות מעל 250 ₪ לאדם בשנה (תקרה מקצועית), קנסות וריביות פיגורים, פעילות לא חוקית. מוכר חלקית: רכב פרטי - רק 33% (לא הכל). אם רכב מסחרי - 100%. משרד ביתי - רק לפי שטח. דירה 100 מ״ר, חדר עבודה 12 מ״ר = 12%. טלפון נייד - רק החלק העסקי (לפי הצהרה). אינטרנט בית - רק החלק העסקי. ארוחות עם לקוחות - רק 50% מההוצאה. חזיר נדיר: מי שמדווח 100% רכב או 100% אינטרנט - הצהרה לא נכונה. ביקורת תזהה.