כובע 1 - יזם. חשיבה אסטרטגית, חזון, מהלכים חדשים, חיבורים. כובע 2 - מנהל. תכנון, סקירת ביצועים, שיחות אחד על אחד, פגישות צוות. כובע 3 - מבצע. הוצאת עבודה לפועל - מענה ללקוחות, שירותים, משימות. כובע 4 - מומחה. הידע המקצועי של העסק - ייעוץ, טיפול, יצירה. כובע 5 - בעלים. החלטות הון, גיוסים, רכישות, מכירות, פיתוח עסקי גדול. כל כובע נחוץ. הבעיה אינה בקיומם, אלא בפרופורציה.

ביום הראשון של מיפוי, רושמים כל שעה ביום מה עשיתם. שום פירוט, רק תיוג של כובע. 9:00-10:00 - שיחה עם לקוח קיים על תקלה - כובע מומחה. 10:00-11:00 - מענה למיילים שגרתיים - כובע מבצע. 11:00-12:00 - תכנון רבעון - כובע יזם. אחרי 5 ימי עבודה, סוכמים. הפלא - 90% מהבעלים מגלים שהם משקיעים פחות מ-5% בכובע יזם, ויותר מ-50% בכובע מבצע. בלי המיפוי הזה, האשליה היא 'אני מנהל'.

יועצת ארגונית בתל אביב הרגישה שהיא עובדת 65 שעות בשבוע אבל ההכנסה לא גדלה. בקשנו מיפוי שבוע. ממצא - מומחה 38 שעות (ייעוץ ללקוחות), מבצע 22 שעות (כתיבת דוחות, מענה למיילים, חשבוניות), מנהל 3 שעות, יזם 1 שעה, בעלים 1 שעה. הקצאה - מומחה 58%, מבצע 34%, מנהל 5%, יזם 1.5%, בעלים 1.5%. שינוי - גייסה רכזת ב-50% משרה שלקחה 18 שעות בשבוע ממנה. עברה ל-מומחה 38, מבצע 4, מנהל 12, יזם 8, בעלים 3. שעת היזם פתחה 2 לקוחות חדשים גדולים תוך 90 יום. ההכנסה גדלה ב-43%.

מכשול 1 - לחשוב שאתה זוכר. הזיכרון השבועי משקר ב-30-40%. צריך לרשום בזמן אמת. מכשול 2 - לקרוא לכל ישיבה 'ניהול'. ישיבת עבודה על מסמך זה ביצוע, לא ניהול. מכשול 3 - לדלג על כובע בעלים כי 'אין החלטות הון'. אם אין החלטות הון בכלל בחודש, זה ממצא - העסק לא מתפתח.