נושא - 'תזכורת - חשבונית XXX בהמתנה'. גוף - 'שלום [שם], חשבונית מספר XXX בסך XX ש״ח, שמועדה היה YY/YY, טרם שולמה. ייתכן שהיא נשמטה - מצורפת שוב למייל זה. אבקש את התשלום או תאריך תשלום ספציפי תוך 48 שעות מקבלת מייל זה. כפי שצוין בחוזה, ריבית פיגורים תחל לרוץ ממועד הפירעון בשיעור 0.5% לחודש. תודה, [שמך]'. הנקודה החשובה - חוזרים על המספר, חוזרים על הסכום, חוזרים על המועד, ומבקשים תאריך ספציפי ולא 'תשלום בקרוב'.

אם אין תגובה למייל יום 14, ביום 21 אחרי המועד שולחים וואטסאפ ישיר - 'היי [שם], שלחתי מייל בשבוע שעבר על חשבונית XXX (XX ש״ח). לא קיבלתי תגובה. אבקש לעדכן אותי על תאריך תשלום עד מחר. אם יש בעיה - אפשר לדבר ולמצוא פתרון. תודה'. הנקודה - מציינים את חוסר התגובה הקודמת, נותנים אולטימטום זמן ספציפי (מחר), פותחים פתח לפתרון. אסור לחזור על ההודעה הזו פעמיים - אם אין תגובה תוך 24 שעות, חייב לעבור לשלב הבא.

חברת תוכנה במרכז שמספקת SaaS ל-8 חברות בינוניות. ממוצע חשבונית - 8,500 ש״ח חודשית. בעלת החברה הייתה משתמשת בטון רך מדי בכל הסיטואציות. ממוצע איחור 52 יום, חוב פתוח 95,000 ש״ח. אחרי הטמעת 3 התסריטים החדשים לימים 14, 21, 30 - 4 מ-8 הלקוחות התחילו לשלם בזמן תוך 60 יום. 2 לקוחות נכנסו לפריסת תשלומים מסודרת. 2 לקוחות סיימו את ההתקשרות (בעצמם) - מה שהיה הפסקת דימום של 17,000 ש״ח חודשית.

אחרי 3 הודעות בכתב ללא תגובה (יום 0, 7, 14) - לקוח שלא מגיב הוא לקוח שצריך להתקשר אליו. וואטסאפ ביום 21 הוא נקודת המעבר - אם אין תגובה תוך 24-48 שעות, ביום 30 חובה להרים טלפון. הסיבה - מעל 21 יום ללא תגובה זה לא יותר 'הלקוח עסוק' אלא 'הלקוח מתעלם'. וטקסט לא ישבור התעלמות. שיחת טלפון מבזבזת לא בלבד את זמנך - היא יוצרת אצל הלקוח אובדן יכולת להתעלם. הוא חייב לתת תשובה.