נושא המייל - 'חשבונית מספר XXX - יש לשלם עד YY/YY/YYYY'. גוף המייל - 'היי [שם הלקוח], מצורפת חשבונית מספר XXX בסך XX ש״ח עבור [שם השירות/המוצר]. מועד התשלום הוא עד תאריך YY/YY/YYYY. ניתן לשלם ב-3 דרכים - העברה בנקאית לחשבון המופיע בחשבונית, ביט עסקי למספר 050-XXXXXXX, או באשראי דרך הקישור [link]. תודה רבה על האמון, ושיהיה לכם שבוע מצוין. [שם הבעלים], [שם החברה]'. הנקודה החשובה - תאריך מודגש, 3 אמצעי תשלום, וטון אישי לא תאגידי.

ההודעה - 'היי [שם], רק מזכיר חברי שהחשבונית XXX משלם תאריך XX/XX. אם יש שאלות אני זמין. תודה!'. אורך מקסימלי - 3 שורות. בלי ' אדוני נכבד' או ניסוחים פורמליים. ערוץ - וואטסאפ. שעת שליחה - בין 9 בבוקר ל-5 אחה״צ, לא אחרי 6 בערב ולא לפני 8 בבוקר. אסור לשלוח בשבת או בחג. תזמון אופטימלי - יום שלישי-רביעי בשבוע, שעות הצהריים. הימים האלה נמצאו כשעות שלקוחות פנויים לטפל בנושאים פיננסיים.

בית דפוס בחיפה עם 30 לקוחות חודשיים, ממוצע חשבונית 2,500 ש״ח. בשנת 2024 לא שלחו תזכורות בכלל - 'אנחנו לא רוצים להציק'. ממוצע איחור 28 יום. בינואר 2025 התחילו ליישם רק את 2 התסריטים הראשונים (יום 0 ויום 7) ללא שינוי אחר במערכת. אחרי 90 יום - ממוצע איחור ירד ל-12 יום. 18 מתוך 30 לקוחות החליפו את התנהגות התשלום שלהם רק כי קיבלו תזכורת. 12 מהם הודו בדיעבד ש'פשוט שכחו' - בדיוק כפי שמראה הסטטיסטיקה.

טעות 1 - להוסיף תודות ארוכות והתנצלויות. הודעה של 5 פסקאות נראית מבוקשת ומקטינה את הסיכוי שיקראו אותה. שמור על 2-3 שורות מקסימום. טעות 2 - להשתמש בסמיילים יתר. סמיילי חיוך בודד בסוף בסדר, יותר מ-2 סמיילים מקטין רצינות. טעות 3 - לבקש 'בבקשה אם אפשר' או 'כשתוכל'. נוסחים אלה משדרים שאין דחיפות ושאתה לא בטוח בעצמך. בקשה ישירה ומנומסת תמיד עדיפה על בקשה מתנצלת.