נקודה 0 - יום הוצאת החשבונית - מייל עם החשבונית בצירוף הודעה ידידותית, טון רך. נקודה 1 - 7 ימים לפני המועד - וואטסאפ קצר 'תזכורת לתאריך X', טון רך-ידידותי. נקודה 2 - 14 יום אחרי המועד - מייל ראשון, טון ניטרלי. נקודה 3 - 21 יום - וואטסאפ או טלפון קצר, טון ניטרלי. נקודה 4 - 30 יום - שיחת טלפון חובה, טון ניטרלי-תקיף. נקודה 5 - 45 יום - מכתב התראה ראשון במייל ובוואטסאפ, טון תקיף. נקודה 6 - 60 יום - מכתב התראה אחרון בדואר רשום, טון תקיף בלבד, התראה משפטית.

המערכת חייבת להיות אוטומטית או חצי-אוטומטית - כי בעל עסק לא יזכור 7 תאריכים לכל לקוח. 3 אפשרויות הטמעה - אפשרות 1 - שימוש בתוכנת CRM (Monday, HubSpot Free) עם אוטומציות שמייצרות משימה לכל תאריך. אפשרות 2 - שימוש בכלי גבייה ייעודי (Trickle, Chaser). אפשרות 3 - בעסק קטן, אקסל עם תאריכי הוצאת חשבוניות וקישור ל-Google Calendar עם תזכורות. הבחירה תלויה בכמות החשבוניות - מעל 20 חשבוניות חודש מצדיק כלי ייעודי, מתחת לזה אקסל מספיק.

מעצב פנים בירושלים, עם 8 פרויקטים בו זמנית, כל פרויקט עם 3-4 חשבוניות לאורך התהליך (מקדמה, ביניים, סופי). עד 2025 ניהל את הגבייה לפי תחושה - מי שצורח הכי חזק. ממוצע איחור 67 יום, חובות פתוחים 180,000 ש״ח. הטמיע את מערכת 7 הנקודות ב-Monday עם אוטומציות שמייצרות משימה ביום הנדרש. תוך 4 חודשים - ממוצע איחור 19 יום, חובות פתוחים 32,000 ש״ח. הזמן השבועי שמשקיע בגבייה - 90 דקות בלבד, מחולק בין יום שני וחמישי.

כלל 1 - לעולם לא לדלג על נקודת מגע. אם לקוח לא ענה ביום 7 אחרי המועד, אין לחכות ליום 21 - חייבים לעבור דרך יום 14. דילוג שובר את האוטומציה ויוצר עוגן רגשי. כלל 2 - לעולם לא לחזור אחורה בטון. אם עברת לטון תקיף ביום 30 ולקוח התחיל לדבר - לא חוזרים לטון רך. ההתחייבות שהוא נתן מחייבת אותו עכשיו, ואם לא מקיים - הטון הופך אגרסיבי יותר, לא רך יותר. עסקים שעוברים בין טונים נחווים כלא מקצועיים והגבייה שלהם נפגעת.