כותרת - 'התראה - אי תשלום חשבונית XXX'. גוף - 'לכבוד [שם הלקוח/החברה], הננו מבקשים להפנות את תשומת ליבכם לכך שטרם נפרעה חשבונית מספר XXX בסך XX ש״ח, אשר מועד פירעונה היה ביום YY/YY/YYYY. נכון להיום, מועד הפירעון חלף ב-45 ימים. בהתאם להסכם בינינו, לאיחור התשלום נצברה ריבית פיגורים בסך XX ש״ח. אבקש את התשלום המלא תוך 14 ימים מקבלת מכתב זה. במידה ולא יתקבל תשלום, תיק החוב יועבר לטיפול עורך דין לצורך גבייה משפטית, על כל ההוצאות והנזקים שייגרמו. בכבוד רב, [שם החברה], [תאריך]'.

כותרת - 'התראה אחרונה לפני נקיטת הליכים משפטיים'. גוף - 'הננו מתכבדים להודיעכם כי על אף התראתנו מיום YY/YY, טרם נפרעה חשבונית XXX בסך XX ש״ח, ו-60 ימים חלפו ממועד הפירעון החוזי. נכון להיום, החוב כולל ריבית פיגורים בסך XX ש״ח, ובסך הכל XX ש״ח. הננו דורשים את תשלום מלוא החוב תוך 7 ימי עסקים מקבלת מכתב זה. במידה ולא יתקבל תשלום מלא במועד זה, יועבר התיק לטיפול עורך דין, ותביעה תוגש בהוצאה לפועל, על כל ההוצאות, ההוצאות המשפטיות, וריבית הפיגורים המצטברת. בכבוד רב'. שולח בדואר רשום עם אישור מסירה.

אדריכל בחיפה עם לקוח על פרויקט בבית פרטי. חוב 67,000 ש״ח, 50 יום איחור. הלקוח התעלם מ-3 הודעות וטלפון. ביום 45 - מייל מכתב התראה רשמי. אין תגובה. ביום 60 - מכתב התראה אחרון בדואר רשום. הלקוח קיבל את האישור מסירה, ויום אחרי התקשר - 'קיבלתי את המכתב, אני מעביר עכשיו'. תוך 48 שעות התשלום הועבר במלואו כולל הריבית. עלות הדואר הרשום - 18 ש״ח. החזר השקעה - 372,000%. מה שטלפון לא הצליח - דואר רשום עם תפנית פורמלית הצליח.

טעות 1 - לכתוב במייל בלבד, לא בדואר רשום. ביום 60 - חובה דואר רשום. מבלעדיו, אם הלקוח טוען בבית משפט 'לא קיבלתי מכתב התראה' - אין לך הוכחה. דואר רשום נותן אישור מסירה חתום, שהוא ראיה משפטית מלאה. טעות 2 - להמתין יותר מ-7 ימים אחרי מכתב ההתראה האחרון. אם המכתב נתן 7 ימים, ולא היה תשלום - חובה להעביר עורך דין מיד. המתנה נוספת נחווית כריפיון, ועלולה להיתפס כוויתור משפטי. טעות 3 - לכתוב את המכתב בטון רגשי או מתחנן. המכתב הוא מסמך משפטי - שפה פורמלית בלבד.