הסיטואציה - יש משימה חוזרת בעסק (קליטת לקוח חדש, סגירת היום בקופה, הזמנת מלאי) ואין נוהל כתוב. הפרומפט - 'בהינתן פרומפט ההקשר, כתוב SOP מלא לתהליך "[תיאור התהליך]". המבנה - מטרת התהליך, מי מבצע, תדירות, חומרים נדרשים, שלבים מספרים 1-עד-N, נקודות בקרה, מה לעשות כשמשהו משתבש, מי לפנות אליו. עברית פשוטה, ללא אנגליציזמים, מתאים להדפסה ב-A4.' מקבלים SOP בן 1-2 עמודים בעברית, מוכן להדפסה. עורכים 2-3 שלבים שלא דייקו, ומכניסים לתיק נהלים.

פרומפט 2 (תיאור תפקיד) - 'כתוב תיאור תפקיד מלא ל-[שם תפקיד] בעסק שלי. כולל - מטרת התפקיד, 5-7 אחריויות עיקריות, מדדי הצלחה, כפיפות, היקף שעות, דרישות.' פרומפט 3 (KPI) - 'כתוב 5 KPI שבועיים ל-[תפקיד]. כל KPI עם הגדרה, איך מודדים, יעד שבועי, ומקור הנתונים.' פרומפט 4 (אג׳נדה) - 'בנה אג׳נדה לפגישת צוות שבועית של 45 דק׳. נושאים - KPI שבוע שעבר, אתגרים, החלטות נדרשות.' פרומפט 5 (סיכום) - 'הדבק תמליל פגישה. סכם ב-3 פסקאות + רשימת משימות + צעדים הבאים.'

מסעדה איטלקית עם 12 עובדים. הבעלים צרח כל שבוע על אותם דברים - איך סוגרים את הקופה, איך מקבלים לקוח חדש, איך מטפלים בהזמנת ספק. אחרי שבוע של עבודה - 8 SOPs כתובים, מוכנים, תלויים בעמדות. כל אחד נכתב ב-12 דק׳ עם הפרומפט. תוצאה תוך 30 יום - הצרחות פסקו, הטעויות ירדו ב-60%, ועובד חדש הוכשר ב-3 ימים במקום 3 שבועות. הזמן של הבעלים פנה ל-2 פרויקטים חדשים שהוסיפו 18,000 ₪ לחודש.

טעות 1 - לכתוב SOP בלי לבדוק עם מי שעושה את העבודה בפועל. AI יחזיר SOP גנרי. תמיד תוסיפו לפרומפט פרטים על איך זה נעשה אצלכם בפועל, כולל הקשיים. טעות 2 - לכתוב תיאור תפקיד שמעתיק מהאינטרנט. AI כן יודע לכתוב תיאור גנרי - אבל אתם צריכים את הספציפי לעסק שלכם, עם הכלים שלכם והשפה שלכם. טעות 3 - להגדיר KPI בלי מקור נתונים ברור. KPI בלי מי אוסף ומאיפה הוא מת על הנייר.