נתון 1 - מחזור חודשי 12 חודשים אחורה. שורת המחזור מהבנק או ממערכת ההנהלת חשבונות, חודש בחודשו. נתון 2 - רווח גולמי באחוזים לפי 3 המוצרים הכי נמכרים. מחיר מכירה פחות עלות ישירה חלקי מחיר מכירה. נתון 3 - מספר לקוחות פעילים בחודש האחרון. מי שעשה רכישה או שירות. נתון 4 - מספר לידים שנכנסו בחודש האחרון ואחוז סגירה. נתון 5 - יתרת מזומן בכל החשבונות + מסגרת אשראי קיימת. נתון 6 - שעות עבודה שבועיות של בעל העסק. ספור ימים שלמים, סופי שבוע, שעות לילה. בלי 6 הנתונים האלה - אבחון לא מדויק.

פתח Google Sheets. 6 שורות, כל אחת לנתון אחד. דקות 0-15 - תיכנס לחשבון הבנק והוצא מחזור 12 חודשים אחורה. הבנק מציע את זה במסך הראשי. דקות 15-25 - לקח את 3 המוצרים הכי נמכרים, חישוב מהיר של רווח גולמי. דקות 25-35 - תספור לקוחות בחודש האחרון (גם מהיומן או ה-CRM). דקות 35-45 - תספור לידים אם רשמת, או תשערי אם לא. שיעור סגירה = לקוחות חדשים חלקי לידים. דקות 45-55 - יתרות מזומן ומסגרות. דקות 55-60 - שעות עבודה אמיתיות. כל זה ב-60 דקות. רב בעלי העסקים דוחים את זה חודשים.

בעל קליניקה אמר שהעסק 'עובד טוב'. אחרי שעת איסוף נתונים התגלה - מחזור החודש האחרון 28,000 שח אחרי שיא של 41,000 שח לפני 4 חודשים (ירידה 32%). רווח גולמי בשירותים מבוטחים 35%, רווח גולמי בשירותים פרטיים 78% (פער עצום). 87 לקוחות פעילים, מתוכם 12 הם 60% מההכנסה. 22 לידים החודש, סגירה של 8 (36%). מזומן 18,000 שח, אין מסגרת. שעות עבודה - 62 לשבוע. עד שהמספרים על הנייר - היה לו ביטחון מוטעה. אחרי שראה את ה-6 - הבין שהוא בלחץ, ושהמיקוד צריך להיות בשירות הפרטי, לא בהוספת ביטוחים.

טעות 1 - לחפש דיוק מושלם. עדיף נתון משוער מהיר מנתון מדויק שלא נאסף. אם אתה לא יודע מספר לקוחות מדויק, רשום הערכה ותסמן אותה. טעות 2 - להחליט שלא תרשום משהו כי 'זה ידוע לי'. ידיעה בראש לא שווה ידיעה על נייר. כשהמספרים על מסך אחד הם מתחילים לדבר. טעות 3 - לאסוף 25 נתונים במקום 6. עדיף 6 שלמים מ-25 חלקיים. ה-6 שבחרנו הם המינימום שמספיק לאבחון 360 מעלות. אחרי שהבסיס מסודר אפשר להוסיף עומק - לא הפוך.