ה-First Move - לזהות את 3 התהליכים הקריטיים ולכתוב SOP פשוט לכל אחד. הקריטריונים לבחירת 3 התהליכים - 1) חוזר על עצמו לפחות פעם בשבוע. 2) אם נעשה לא נכון, יש נזק ללקוח או לעסק. 3) דורש החלטות שכרגע אתה לוקח. דוגמאות - תהליך קליטת לקוח חדש, תהליך אספקת השירות הראשי, תהליך גביה. תבנית SOP בעמוד אחד - שם התהליך, מטרה, מי מבצע, השלבים (5-10), מה מצריך החלטה ומי מחליט, איך נדע שהושלם נכון.

ה-First Move - תרגיל 'אם אני נעלם'. שב 30 דקות עם דף ועט. רשום את כל הדברים שאתה היחיד שיודע - גישות לחשבונות, מספרי טלפון של ספקים קריטיים, איפה נמצאים החומרים החשובים, סיסמאות. תוצאה צפויה - רשימה של 20-40 פריטים. עכשיו - לכל פריט, החליט - האם זה בסדר שרק אתה יודע (כספיים אישיים), או שצריך עוד מישהו. ל-80% מהפריטים, צריך עוד מישהו. תוך 7 ימים, העבר את המידע לאדם נוסף (שותף, עובד בכיר, גם בעל מקצוע חיצוני).

בעל עסק טיפוסי - לקוחות באקסל, פגישות ביומן גוגל, גביה ב-WhatsApp, שיווק בפייסבוק, חשבוניות בתוכנת רואה חשבון. 5 מערכות, אפס אינטגרציה. ה-First Move - לבחור מערכת אחת מרכזית (CRM) ולחבר אליה את השאר. לעסק קטן - HubSpot Free, Zoho, או Monday.com. לעסק בינוני - HubSpot Pro או Salesforce בסיסי. תוצאה - לקוח אחד, ראייה אחת, אינטגרציה אוטומטית בין מערכות. חיסכון של 5-10 שעות עבודה בשבוע על שכפול נתונים.

מלכודת 1 - לנסות לכתוב 30 SOPs בו זמנית. תכנית כזו לא תושלם. מתחילים ב-3, מסיימים ב-3, אחר כך מוסיפים. מלכודת 2 - לכתוב SOPs מורכבים מדי. SOP בעמוד אחד שמישהו מסוגל לבצע = SOP טוב. SOP של 7 עמודים שאף אחד לא קורא = חסר ערך. מלכודת 3 - להניח שתפעול אומר להוציא את עצמך לגמרי מהעסק. לא. תפעול אומר לבחור איפה אתה רוצה להיות (אסטרטגיה, החלטות חשובות) ולשחרר את השאר. הבעלים תמיד נשאר בעסק - רק בתפקיד אחר.