אדם הוא אבי, יוסי, שירה. תפקיד הוא 'מנהל שיווק', 'איש מכירות', 'אחראי גביה'. אדם יכול להחזיק 5 תפקידים. תפקיד יכול לעבור בין אנשים. תרשים ארגוני טוב מציג תפקידים, לא אנשים. למה זה חשוב? כי כשמישהו עוזב, תפקידיו עוברים לאחר. אם התרשים על אנשים - יש כאוס. אם על תפקידים - מעבירים תפקיד 5 (אחראי גביה) ממיכאל לרונית, וכולם יודעים. תפקיד הוא נכס. אדם הוא משאב.

1) רשום את כל התפקידים בעסק - גם אם אתה ממלא את כולם. תפקיד = קבוצת אחריויות סביב נושא. 12-20 תפקידים זה ממוצע. 2) לכל תפקיד - 3 שורות אחריות מרכזיות. 'מנהל שיווק: 1) תכנון תוכן רבעוני, 2) ניהול פייסבוק/אינסטגרם, 3) דוח חודשי על ROI'. 3) שייך כל תפקיד לאדם. עסק עם אדם אחד - כל התפקידים אצלך. 4) בנה תרשים ב-Lucidchart או Miro או Canva. 5) שמור ב-Drive. הפץ. דבר ראשון לראות - איזה תפקיד לעולם לא יוצא ממך.

אילן ורונית, מסעדה משפחתית, 8 עובדים. עד תרשים - 'כולנו עושים הכל'. לקוחות מתלוננים שאף אחד לא לוקח אחריות על תלונה. בנו תרשים עם 18 תפקידים. גילו: 'אחראי על תלונות לקוח' לא היה משויך לאף אחד. רונית לקחה. תוך חודש - תלונות מטופלות תוך 24 שעות (לפני - שבועיים). דירוג Google עלה מ-3.8 ל-4.6. תרשים פשוט = שיפור עסקי. הם גם גילו ש-7 תפקידים יושבים על אילן. הוא העביר 2 לעובדים בכירים, חסך 8 שעות בשבוע.

טעות 1: לכתוב שמות אנשים בלי תפקידים. בעוד שנה כשמישהו עוזב - התרשים פג תוקף. תפקידים תמיד. טעות 2: לכלול רק תפקידים בכירים. גם 'מי מנקה את המשרד' זה תפקיד. אם לא רשום - בסוף נשאר על הבעלים. טעות 3: לעדכן רק כשמישהו מצטרף. עדכון פעם ברבע, גם אם אין שינויים. סקירה חושפת לוקסים. טעות 4: לתלות כקישוט. תרשים שמשתמשים בו בריאיון עבודה ובחפיפת תפקיד הוא חי.